Wat kost reserveringssoftware per maand bij jouw aantal boekingen?

Zet op een rij wat één boeking precies is

Vraag een leeg factuurvoorbeeld op. Laat de leverancier aanwijzen of het tarief per reservering, per deelnemer of per transactie wordt berekend. Een school die twaalf plaatsen tegelijk koopt, kan afhankelijk van de afspraak als één of twaalf eenheden meetellen. Vraag ook naar wachtlijsten waarop iemand later doorschuift. Lukt het met het voorbeeld om zelf te voorspellen hoeveel eenheden de leverancier zou factureren, dan heb je een bruikbaar beginpunt.

Neem betaalverwerking, ondersteuning en eventuele verkoop via externe platforms op aparte regels op. Gebruik voor beide pakketten dezelfde periode en bedragen op dezelfde btw-basis. Als je eerst een koppeling met je eigen website moet laten bouwen, zet dat bedrag bij de startkosten. Je kunt anders een duur implementatietraject uit het oog verliezen doordat je vooral naar de maandbedragen kijkt.

Waar kruisen de bedragen elkaar?

Reken met twee verzonnen aanbiedingen, beide exclusief btw en met dezelfde inhoud. Pakket A kost vijftig euro per maand plus twintig cent per getelde reservering. Pakket B kost vijfennegentig euro per maand. Het vaste verschil bedraagt vijfenveertig euro. Deel dat door twintig cent en je komt uit op 225 reserveringen. Op dat punt kosten de pakketten evenveel. Bij honderd boekingen betaal je met A zeventig euro, bij driehonderd boekingen honderdtien euro.

Die uitkomst geldt zolang de prijs echt lineair oploopt. Zodra er een minimumafname, staffel of toeslag bij komt, maak je een nieuwe berekening. Haal evenmin een jaarlijkse kortingsactie van een maandfactuur af zolang onduidelijk is welke verplichting er tegenover die korting staat.

Laat ook de stille maanden meetellen

Werk voor je studio met een kalender van twaalf regels. Noteer per maand hoeveel betalende deelnemers je verwacht en vertaal dat naar gefactureerde boekingen volgens de voorwaarden die je net hebt uitgezocht. Een drukke decembermaand kan boven het omslagpunt liggen terwijl de rest van het jaar ruim eronder blijft. Tel alle twaalf maandfacturen bij elkaar op als je een contract voor een jaar overweegt.

De laagste uitkomst geeft je één onderdeel van de keuze. Probeer ook zelf een groepsboeking te verplaatsen, een gast terug te vinden en een daglijst voor de docent af te drukken. Een klein prijsverschil kan voor jou acceptabel zijn als het pakket een lastig deel van je werk overneemt. Schrijf erbij welke handeling dit is en hoe vaak je haar op een echte werkdag verwacht uit te voeren.

Vragen voor het vervolg

• Hoe telt de leverancier een groepsboeking en een nieuwe reservering na annulering?
• Hoeveel factureerbare boekingen verwacht ik per maand?
• Welke extra kosten gelden alleen bij het starten of juist bij groei?

Bronnen

• Een exploitatiebegroting maken · KVK